Varausehdot
- Tapahtuma
GeoForum Summit 2022
Tapahtuman ajankohta: 31.10.-1.11.2022
Tapahtuman järjestäjä
GeoForum Finland ry
- Kumppanipaketit
Järjestäjä vahvistaa 28.2.2022 mennessä tehdyt kumppanipaketit ja näyttelyvaraukset viimeistään 18.3.2022. Järjestäjän kirjallisesti vahvistama varaus on molempia osapuolia sitova.
GeoForumin jäsenet saavat 20 % jäsenalennuksen kaikista kumppanipaketeista.
- Näyttelytilat
Kumppanipakettiin kuuluvan näyttelytilan sitova varaus tehdään järjestäjän sähköisellä varauslomakkeella verkkosivuilla www.geoforumsummit.fi. Varauslomakkeella on esitettävä sekä ensisijainen että vaihtoehtoinen alue.
Jos samaan tilaan tulee useampia varauksia, paikat täytetään varausjärjestyksessä. Varaus menee kuitenkin ensisijaisesti ensimmäiselle koko tilan varaajalle. Mikäli näytteilleasettaja on varauslomakkeessa pyytänyt pienempää tai suurempaa näyttelytilaa kuin mikä on pohjakartassa olevan osaston koko, on tällaisen näytteilleasettajan varaus toissijainen suhteessa koko tilan varaajaan, vaikka koko tilan varaaja on varannut koko tilan myöhemmin.
Järjestäjällä on oikeus muuttaa näyttelytilan kokoa, muotoa tai sijaintia.
Mikäli varattuun näyttelytilaan tulee näytteilleasettajan lisäksi muita organisaatioita, näytteilleasettajan tulee ilmoittaa siitä järjestäjälle organisaatioiden sisällyttämiseksi GeoForum Summitin näytteilleasettajaluetteloon viimeistään 19.8.2022. Näytteilleasettaja vastaa ilmoittamiensa muiden organisaatioiden toimista kuin omastaan.
Näytteilleasettaja ei saa ilman järjestäjän kirjallista lupaa luovuttaa/vuokrata edelleen näyttelytilaansa.
- Hinnat ja maksuehdot
Kumppanipakettien hinnat on ilmoitettu tilauslomakkeessa. Järjestäjä laskuttaa kumppanipaketin varausmaksuna 25% kumppanihinnasta 29.4.2022. 25% kumppanipaketin hinnasta veloitetaan 31.8.2022 ja loput 50% 30.9.2022.
Näyttelytilaan liittyvät tilaukset, kuten sähkö ja mahdolliset kalustevuokrat, tehdään erikseen Messukeskuksen kanssa. Nämä tilaukset eivät kuulu kumppanipaketin hintaan. Messukeskus laskuttaa näistä suoraan näytteilleasettajaa.
Kumppanipaketin sisältämän näyttelytilaan ei kuulu seinä- tai muita rakenteita eikä sähköä. Näyttelytilaan liittyvät tilaukset, kuten sähkö, tehdään Messukeskuksen kautta.
Näyttelytilassa on käytettävissä Messukeskuksen langaton verkko.
Varaajan tulee ilmoittaa laskutusosoite varauksen yhteydessä.
Maksuehto 14 vrk netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen.
- Peruutus ja sopimuksen purkaminen
Mikäli kumppani peruu osallistumisensa tapahtumaan, ei perumiseen mennessä laskutettuja veloituksia palauteta.
- Näytteille asettaminen ja osastojen purkaminen
Tapahtumakumppanit vastaavat itse näyttelyosastojensa rakentamisesta, somistamisesta, purkamisesta, siivouksesta ja kuljetuksista ja niistä aiheutuvista kustannuksista. Rakentamisessa tulee ottaa huomioon, että toiminta pysyy oman näyttelyosaston sisäpuolella.
Järjestäjällä on oikeus tarkastaa ja tarvittaessa hylätä osaston rakentamista ja somistamista koskevat suunnitelmat.
Näytteilleasettajan tulee sopia erikoisrakenteista esim. yli 250 cm korkeat rakenteet ja somisteet sekä painavien (yli 1000 kg) näyttelyesineiden sijoittamisesta järjestäjän ja Messukeskuksen kanssa. Erikoisrakenteiden käyttäminen saattaa aiheuttaa näytteilleasettajalle lisäkustannuksia.
Järjestäjällä on oikeus poistaa sellaiset näyttelyesineet, jotka ovat vaaraksi tai häiriöksi toisille näytteilleasettajille tai yleisölle.
Messukeskus lähettää näytteilleasettajalle lisätietoa näyttelyrakenteiden ym. tilauksista elokuun loppuun mennessä.
Näyttelyosastojen purkamisen aloittamisessa on huomioitava se, että näyttelyn yleisilmeeseen ja hyvään henkeen kuuluu, että näyttelyalue on kaikille näyttelyvieraille nähtävissä ja koettavissa siihen asti, kun GeoForum Summit näyttely on avoinna ja kävijöillä on mahdollisuus tutustua osastoihin.
Näytteilleasettajan tulee tyhjentää näyttelytila omista tavaroistaan ja kalusteistaan vuokra-ajan päättymiseen mennessä.
- Näytteilleasettajan vastuu ja vakuuttaminen
Järjestäjä kustantaa näyttelyalueen palosuojelun, sisätilojen lukitsemisen ja hoitaa näyttelyn yleisen vartioinnin.
Näytteilleasettaja on koko tapahtuman ajan (sisältäen tapahtuman rakentamiseen ja purkamiseen varatun ajan) vastuussa oman näyttelyosastonsa rakenteista, tilaan tuoduista tavaroista, kalusteista ja laitteista sekä niiden mahdollisesti kiinteistölle ja kolmannelle osapuolelle aiheuttamista vahingoista. Edellä mainitusta syystä näytteilleasettajan on itse huolehdittava tarpeellisiksi katsomistaan vastuu-, vahinko- ym. vakuutuksista.
Mikäli näytteilleasettaja aiheuttaa vuokraamansa näyttelytilaan tai näissä tiloissa oleville välineille tai asennuksille vahinkoa tai sellaisia muutoksia, joiden ennalleen saattaminen aiheuttaa kustannuksia järjestäjälle, tulee näytteilleasettajan korvata tämä vahinko ja kustannukset riippumatta siitä onko vahingon tai kustannusten syynä ollut vuokralaisen tahallinen tai huolimaton toiminta.
Näytteilleasettaja on vastuussa vuokraamansa tilan tyhjentämisestä tai muuten palauttamisesta siihen kuntoon, jossa ne olivat ennen vuokra-ajan alkamista. Muussa tapauksessa vuokralaisen tulee korvata järjestäjälle vuokrattujen tilojen tyhjentämisestä tai muuten palauttamisesta aiheutuvat kustannukset.
Näyttelyesineet ja henkilökohtaiset tavarat ovat näytteilleasettajien omalla vastuulla. Jos näyttelytilassanne on helposti mukaan lähtevää irtotavaraa, älkää jättäkö sitä ilman valvontaa osastolle. Näyttelyn sulkeuduttua ottakaa arvotavarat mukaanne tai sulkekaa ne lukittuihin kaappeihin.
- Yleistä
Järjestäjä pidättää itsellään oikeuden tapahtuman peruuttamiseen, siirtämiseen toiseen ajankohtaan tai muuttaa tapahtuma virtuaalitoteutukseksi, jos tapahtumaa ei voida järjestää edellä mainittuna aikana esimerkiksi viranomaismääräyksistä johtuen. Tällaisessa tapauksessa kumppanille palautetaan peritystä tapahtumamaksusta se osuus, jonka Messukeskus palauttaa järjestäjälle.
GeoForum Finland ry noudattaa henkilötietojen käsittelyssä verkkosivuillaan olevaa tietosuojaselostetta.
GeoForum Finland ry toimittaa luettelon näytteilleasettajista täydellisin yhteystiedoin, sisältäen myös sähköpostiosoitteet ja y-tunnukset, Messukeskukselle.
